Monitoring w pracy: przepisy

Kwestia montażu sprzętu monitorującego w zakładzie pracy, tj. w pomieszczeniach, w których pracownicy regularnie wykonują swoje obowiązki, często budzi kontrowersje. Obecność kamer w biurach kojarzyć się może z kontrolą czy ingerencją w prywatność osób zatrudnionych. Monitoring w pracy może jednak być elementem wspierającym dbanie o bezpieczeństwo pracowników oraz sposobem na usprawnienie niektórych procesów. Instalacja systemu, który rejestruje obraz z miejsca pracy, nie musi więc być zjawiskiem związanym z żadnym nadużyciem. Innymi słowy, jego montaż jest legalny, pod warunkiem że zostaną spełnione ściśle określone warunki.

Kiedy monitoring pracowników jest uzasadniony? Czy istotny jest sposób zastosowania monitoringu – schemat rozmieszczenia kamer lub rejestrowany przez nie obszar? Jak uchronić się przed obecnością nielegalnych kamer? Zapraszamy do lektury nowego wpisu, w którym udzielamy odpowiedzi na wszystkie powyższe pytania.
 

Powodów, dla których przedsiębiorcy decydują o wprowadzeniu monitoringu do biura, hali produkcyjnej czy innych pomieszczeń, w których realizowane są obowiązki zawodowe, może być wiele. Pracodawcy powoływać się mogą na bezpieczeństwo pracowników (np. w sklepach czy w przypadku pracy z maszynami), prewencję nieodpowiednich zachowań (np. kradzieży) czy też na niemożność bezpośredniego kontrolowania sposobu wykonywania obowiązków (np. w sytuacjach, w których pracownicy rozproszeni są po kilku różnych obiektach, nierzadko znacznie oddalonych od centrali). Niemałe znaczenie może mieć też w tym kontekście kontrola produkcji, rejestracja czasu pracy, ocena efektywności i wiele innych. Nie oznacza to jednak, że wszystkie kierujące pracodawcą pobudki do instalacji monitoringu w zakładzie pracy są słuszne i zgodne z przepisami. Jak wskazane zostało w Kodeksie pracy, monitoring pracowników możliwy jest wyłącznie w przypadkach, kiedy jest niezbędny do:

Jedynie w przypadkach, w których zachodzi, któraś z wymienionych wyżej przesłanek, stosowanie monitoringu wizyjnego jest uzasadnione i może być określone jako legalne. Przepisy te mają związek zarówno z monitoringiem pracowników w pomieszczeniach służbowych, jak i terenem wokół zakładu pracy.
 

Przepisy dotyczące monitoringu pracowników są ściśle określone, a ich nieprzestrzeganie jest równoznaczne z faktem, że kamery zamontowane zostały w sposób nielegalny. Wskazany jest między innymi właściwy sposób montażu, miejsca, w których instalacja jest niedozwolona oraz to, kto może przeglądać monitoring w pracy. Przepisy te znaleźć można w Kodeksie pracy. To on wskazuje wymienione w poprzednim akapicie sytuacje mogące być przyczynkiem do instalacji monitoringu. Akt prawny opisuje też wszelkie kroki, które muszą zostać podjęte, aby system działał zgodnie z prawem, a także określa praktyki niedozwolone.

Rejestrację obrazu w miejscu pracy regulują także przepisy RODO. Sprzęt monitorujący zapisuje obraz, na którym widoczny jest wizerunek konkretnych osób, umożliwiający ich identyfikację – mamy tu więc do czynienia z przetwarzaniem danych osobowych. Muszą być one przetwarzane zgodnie z przepisami RODO, rzetelnie, przejrzyście, przy ograniczeniu czasu przechowywania, minimalizacji danych, zachowaniu integralności i poufności. Ważnym elementem jest także konieczność poinformowania o obecności kamer oraz o celu przetwarzania rejestrowanych danych osobowych.

W obu dokumentach podkreślony jest fakt, że dane osobowe muszą być przetwarzane wyłącznie we wskazanym przez pracodawcę celu – jeśli jest nim np. ochrona bezpieczeństwa, zapisu nie można wykorzystać do kontroli sposobu wykonywania obowiązków czy czasu pracy.
 

Choć, jak już zostało wspomniane, jeśli spełni się wymienione wyżej warunki, monitoring w miejscu pracy można określić jako legalny, kamery nie mogą być umieszczone we wszystkich, dowolnie wybranych przez pracodawcę pomieszczeniach. Gdzie nie należy montować sprzętu rejestrującego? Przepisy dotyczące monitoringu wizyjnego wyraźnie wskazują, że nie powinien on obejmować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni, a także przestrzeni, w których działa zakładowa organizacja związkowa.

Istnieją jednak wyjątkowe sytuacje, kiedy instalacja systemów monitorujących w wymienionych miejscach jest dozwolona. Można to jednak zrobić jedynie wtedy, kiedy jest to niezbędne, a przy tym nie narusza godności i innych dóbr osobistych pracowników. W tym celu stosuje się techniki uniemożliwiające rozpoznanie przebywających na danym obszarze osób (rozmycie obrazu, anonimizacja wizerunku etc.). Zasada ta nie dotyczy pomieszczeń zakładowej organizacji związkowej (monitoring jest tam całkowicie zakazany).

Kwestię umiejscowienia kamer, także tych, które pojawiają się w miejscach dozwolonych, takich jak pokoje biurowe czy hale produkcyjne, regulują przepisy RODO. Należy zwrócić uwagę, aby obraz obejmował jedynie niezbędny zakres przestrzeni, nie naruszając tym samym reguł przetwarzania danych osobowych.

Sprawdź: Kamery wifi | Kamery do monitoringu - top10 | Szafa rack | Czujka ruchu
 

Przepisy dotyczące monitoringu pracowników stoją na straży ochrony ich prywatności. Wskazują więc, że rejestracja obrazu musi być przeprowadzona z poszanowaniem godności i dóbr osobistych, z zapewnieniem ochrony danych osobowych i prawa do prywatności, a także w zgodzie z potrzebami pracodawcy, przy uwzględnieniu ochrony mienia, interesów gospodarczych oraz bezpieczeństwa na terenie zakładu pracy.

Bardzo istotnym elementem wprowadzenia kamer do biura jest, jak wskazuje Kodeks pracy, poinformowanie o tym fakcie pracowników oraz każdorazowo osób nowo zatrudnionych. Obowiązek informacyjny ciąży na administratorze danych osobowych, tj. na pracodawcy. Pracownik musi więc mieć świadomość, że w danych pomieszczeniach umieszczone są sprzęty rejestrujące. Fakt ten powinien być dodatkowo oznaczony tabliczkami z czytelnymi piktogramami lub hasłami. Informacje takie jak cele, zakres i sposób przetwarzania danych spisane powinny być w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub ogłoszone poprzez obwieszczenie. Co istotne, zgoda pracownika na monitoring nie jest konieczna – kluczowy jest sam fakt poinformowania o obecności kamer oraz odpowiednie oznaczenie.

Warto podkreślić, że niedozwolone jest nagrywanie dźwięku czy też – jak nietrudno się domyślić – instalowanie podsłuchu.
 

Przepisy Kodeksu pracy wskazują, że pracodawca ma prawo przechowywać nagarnia przez okres nie dłuższy niż trzy miesiące, licząc od dnia nagrania obrazu. Wyjątek stanowi sytuacja, w której materiał staje się dowodem w postępowaniu prowadzonym w celu ustalenia przyczyn i przebiegu wypadku w miejscu pracy, a także przy sprawach dyscyplinarnych lub porządkowych. Wówczas zapis przechowywany jest do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Tego typu sytuacje są też jedynymi, podczas których nagranie może zostać wykorzystane w innym celu niż wskazany przez administratora.

Często zadawane przez osoby zainteresowane tematem pytanie dotyczy tego, kto może przeglądać monitoring w miejscu pracy. Wgląd do nagrań powinien mieć tylko pracodawca lub inna osoba uprawniona. O dostęp do materiałów zawnioskować może także pracownik. Jeśli monitoring zlecony jest firmie zewnętrznej, osoby mające kontakt z zapisem, powinny otrzymać specjalne zezwolenia.
 

Aby czuć się komfortowo i bezpiecznie w zakładzie pracy, w którym zainstalowany jest monitoring, warto zdawać sobie sprawę ze wszystkich opisanych wyżej, niezbędnych do spełnienia, zasad. Co jednak zrobić, kiedy stwierdzi się, że kamery w danym biurze lub hali produkcyjnej zamontowane są w sposób nielegalny? Sytuacje takie powinno się zgłaszać do odpowiednich organów, którymi są Państwowa Inspekcja Pracy lub Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych. Warto też zdawać sobie sprawę z faktu, iż pracodawca ma prawo do wprowadzania innych niż monitoring wizyjny form kontroli. Jeżeli jest to konieczne dla interesów organizacji i stanowi zaświadczenie o właściwym wykorzystaniu czasu pracy i udostępnionych pracownikom narzędzi, pracodawca może wprowadzić monitoring poczty elektronicznej. Dozwolona jest także weryfikacja czasu pracy lub odpowiedniego wykorzystywania powierzonych sprzętów, np. samochodu służbowego. Wszystkie informacje dotyczące stosowanych form kontroli powinny być jawne i przekazane do wiadomości pracownika.